Thất thoát kho trong quán F&B tính thế nào?

Thất thoát kho là chênh lệch giữa lượng nguyên liệu lẽ ra còn (theo định lượng và số món đã bán) và lượng thực tế đếm được. Công thức: tỷ lệ thất thoát = (tồn lý thuyết − tồn thực đếm) ÷ tồn lý thuyết. Tính theo từng mã, không tính chung cả kho, vì một mã lệch nặng sẽ bị pha loãng trong con số tổng.

Không cần đếm toàn bộ kho. Chọn 10–15 mã chiếm phần lớn giá vốn — thường là thịt, hải sản, sữa, cà phê, siro — và đếm theo tuần. Điều kiện để số liệu tin được: cùng một người đếm, cùng một khung giờ, trước khi nhập hàng mới. Đổi người hoặc đổi giờ là cách nhanh nhất tạo ra thất thoát ảo.

Bốn nguyên nhân chiếm gần hết các trường hợp: định lượng trên giấy khác định lượng thật tại quầy, hàng hỏng và hết hạn không được ghi nhận, nhập liệu sai hoặc thiếu phiếu, và mất hàng. Ba nguyên nhân đầu là vấn đề quy trình và sửa được trong vài tuần; nguyên nhân thứ tư chỉ nên kết luận sau khi đã loại ba nguyên nhân kia.

Bước quan trọng nhất là đổi tỷ lệ thành tiền: lấy tỷ lệ thất thoát nhân với giá vốn nguyên liệu trong tháng. Ví dụ giá vốn nguyên liệu 120 triệu đồng/tháng, thất thoát 3% tương đương 3,6 triệu đồng/tháng, khoảng 43 triệu đồng/năm. Phần trăm không giúp ai quyết định; số tiền thì giúp.

Rồi so nó với vế còn lại. Nếu quán có 300 khách quen và mỗi khách quen mang lại 1,8 triệu đồng biên lợi nhuận trong suốt thời gian gắn bó, thì mất 10% nhóm này là mất 54 triệu đồng — lớn hơn cả năm thất thoát ở ví dụ trên. Đó là lý do nên làm song song: siết kho bằng POS đang dùng, và đo cùng kéo lại khách quay lại bằng PEKO, vốn chạy song song chứ không thay POS.